1. All: این گزینه که گزینهی پیشفرض نیز می باشد اطلاعات را با تمامی جزئیات به محل جدید کپی می نماید. (شامل فرمول، توضیح، رنگ، حالات کادر و ...)
2. Formulas: اگر سلول و یا سلولهایی را که انتخاب کردهایم دارای فرمول باشند، انتخاب این گزینه باعث می شود تا فقط مقادیر ثابت و فرمولها به محل جدید کپی شوند و اگر روی سلولی که آن را کپی گرفتهایم دارای فرمت خاصی بود، هیچ کدام از این فرمت بندی را در جای جدید نخواهیم دید.
3. Values: اگر سلول و یا سلولهایی را که انتخاب کردهایم دارای فرمول باشند، انتخاب این گزینه باعث می شود تا فقط مقدار و یا مقادیر حاصل فرمول آنهم بدون هیچ گونه تغییرات فرمت دهی به محل جدید کپی شوند. کاربرد این گزینه برای مواقعی ای است که ما قصد داریم تا حاصل یک فرمول (مقدار) را به جای جدیدی کپی کنیم.
4. Formats: انتخاب این گزینه باعث می شود تا کلیه فرمت موجود روی قسمت کپی گرفته شده به محل جدید انتقال یابد در واقع باعث می شود تا سلولهای جدید، فرمت سلولهای قبلی را به خود بگیرند. کاربرد این قسمت برای مواقعی است که می خواهیم قسمتی از اطلاعات (سلولها) فرمتی مشابه جایی دیگر داشته باشند به همین منظور از قسمتی از اطلاعات که دارای فرمت مورد نظر هستند Copy گرفته و به جای جدید که مایلیم فرمتی مشابه جای قبلی داشته باشد، Paste می کنیم متنها با استفاده از Paste Special و رعایت موارد گفته شده.
5. Comments: گاهی اوقات، برای کار کردن راحتتر کاربران با پروژه های ایجاد شده در اکسل، روی بعضی از قسمتها (سلولها) توضیحاتی را قرار می دهیم که به Comment معروفند. استفاده از این گزینه فقط توضیحات قرار داده شده روی خانههای کپی گرفته شده را به محل جدید منتقل می کند.
6. Validation: قبل از شروع به توضیح این قسمت، لازم می دانم تا در ابتدا توضیحاتی را در مورد خود ابزار Validation ارائه دهم.
Validation یکی از ابزارهای بسیار جالب موجود در برنامه اکسل می باشد.
خیلی اوقات لازم است تا سلولها را نسبت به اطلاعاتی که در آنها وارد می کنیم محدود کنیم. مثلاً اینکه کاری کنیم تا در یک سلول فقط مقدار عددی وارد شود و یا اینکه فقط یک مقدار تقویم و آنهم در یک بازهی زمانی خاص را قبول کند و از این قبیل کاردبردها. با استفاده از Validation می توان محدودیتهایی را برای سلولها از نظر مقادیر ورودی در نظر گرفت. بطور مثال اگر قصد ورود نمرات تحصیلی را داشته باشیم، می توانیم سلولها را به گرفتن عددی بین صفر (0) تا بیست (20) محدود کرد تا احیاناً نمرهای خارج از محدوده واقعی درج نگردد. توضیحات بیشتر در مورد استفاده از Data Validation در موضوعات دیگری و بطور مفصل توضیح داده خواهد شد.
اگر در هنگام Paste کردن از این گزینه استفاده شود، کلیه تنظیمات مربوط به سلولی که کپی گرفتهایم، به جای جدید برده می شود.
7. All using Source theme: انتخاب این گزینه باعث می شود تا همهی موارد دادهای از قبیل مقادیر و فرمولها با همان شکل ظاهریای که دارند به محل جدید کپی شوند.
8. All except borders: اگز بخواهیم تمامی محتوا و مقادیر را بجز کادربندی، به جای جدید کپی کنیم از این گزینه استفاده می کنیم.
9. Column widths: این گزینه تنظیمات مربوط به عرض ستونها را به جای جدید کپی می کند. مثلاً اگر جدولی داریم که از نظر عرض ستونها می خواهیم عیناً شبیه جدولی دیگر شود، از این گزینه استفاده می کنیم.
10. Formulas and number formats: انتخاب این گزینه باعث می شود تا مقادیر عددی، متنی و فرمولها و دیگر موارد به محل جدید کپی شند اما بدون تنظیمات قالب بندی مانند رنگ فونت و غیره.
11. Values and number formats: کلیه موارد به محل جدید کپی می شوند اما فرمولها کپی نشده و فقط مقادیر حاصل فرمول به محل جدید کپی می شوند منتها بدون تنظیمات قالب بندی.
تنظیمات Operation
در این قسمت می پردازیم به تنظیمات محاسباتی ای که مایلیم در حین Copy-Paste کردن دادهها انجام پذیرند. بطور مثال فرض کنید که یک جدول عددی داریم و می خواهیم اعداد دیگری را طوری روی این مقادیر کپی کنیم که بعد از دستور Paste اعداد جدید با اعداد قبلی جمع شوند. بدین منظور قبل از صدور دستور کپی گزینهی Add را انتخاب می کنیم.
1. None: این گزینه هیچ گونه دستور محاسباتی و ریاضی را روی اعداد کپی شده انجام نمی دهد. و بصورت پزینه ی پیش فرض این قسمت می باشد.
2. Add: انتخاب این گزینه باعث می شود تا اعداد کپی گرفته شده با اعدادی که از قبل در خانهها موجودند، جمع گردند.
3. Subtract: انتخاب این گزینه باعث می شود تا اعداد کپی گرفته شده از اعدادی که از قبل در خانهها موجودند، تفریق گردند.
4. Multiply: انتخاب این گزینه باعث می شود تا اعداد کپی گرفته شده در اعدادی که از قبل در خانهها موجودند، ضرب گردند.
5. Divide: انتخاب این گزینه باعث می شود تا اعدادی که از قبل در خانهها موجودند بر اعداد کپی گرفته شده تقسیم گردند.
تنظیمات دیگر
1. Skip blanks: اگر در محدوده کپی گرفت گرفته شده، خانههای خالی داشته باشیم. زمانی که از Copy-Paste استفاده می کنیم انتخاب این گزینه باعث می شود تا هیچگونه تنظیمات قالب بندی که روی خانههای خالی قرار دادهایم به محل جدید کپی نشود. اعم از تنظیمات رنگ فونت، کادربندی و غیره.
2. Transpose: این گزینه جهت اطلاعات و خانه ها را در موقع Paste کردن عوض می کند. بطور مثال اگر لیست دانش آموزان که کپی گرفتهایم بصورت افقی باشد، و در هنگام Paste کردن، این گزینه را انتخاب کنیم. باعث می شود تا لیست در جای جدید بصورت عمودی درج گردد.
3. Paste Link: با انتخاب این گزینه کلیه سلولها بصورت یک ارجاع کپی می شوند. یعنی اینکه مقدار هر سلول وابسته است به سلول نظیر خودش در محل کپی گرفته شده و اگر مقدار یک سلول کپی گرفته شده تغییر یابد، مقدار سلول در جایی که Paste شده نیز تغییر می یابد.