ادغام دو یا چند فایل دریک فایل واحد در اکسل

 در بسیاری از اوقات اطلاعات مرتبط با یک موضوع در دو یا چند فایل مجزا نگهداری می شوند. شاید این فایل ها در زمان های مختلف ایجاد شده باشند و اکنون بخواهید که آنها را در یک فایل واحد و در شیت های مختلف در کنار یکدیگر داشته باشید. فایده این کار دسترسی به اطلاعات مورد نیاز در یک فایل است که باعث صرفه جویی در زمان خواهد شد. بدیهی است که نگهداری و به خاطر سپردن یک فایل بسیار آسان تر از چند فایل است.

عکس این طلب نیز صادق است که نگهداری اطلاعات غیر مرتبط در یک فایل باعث سردرگمی در مدیریت فایل ها شده و پیدا کردن اطلاعات مورد نیاز در این حالت بسیار سخت خواهد شد.

برای این منظور در اکسل ابزاری پیش بینی شده تا به راحتی بتوانیم برای ادغام فایل های مرتبط و جداسازی اطلاعات غیر مرتبط از آن استفاده نماییم.

برای این منظور به شرح زیر عمل می کنیم.

فرض کنید دارای دو فایل جداگانه به اسامی "Store2 , Store1" هستید که اقلام موجود در انبار شرکت را در خود نگهداری می کنند. Stor1 دارای دو شیت به نام های "ورودی کل " و "اقلام خروجی" و فایل Store2 دارای یک شیت به نام "موجودی" می باشد. اکنون می خواهیم شیت "موجودی" از  Store2 را به بعد از شیت "اقلام خروجی" از فایل Store1 منتقل کنیم.

برای این کار ابتدا هردو فایل را باز می کنیم. فایل Store2 را انتخاب نموده و بر روی شیتی که می خواهیم به فایل دیگر انتقال یابد "شیت موجودی" کلیک راست می کنیم. منویی از دستورات نمایان می شود. بر روی عبارت "Move or Copy …" کلیک می کنیم، در این حالت پنجره ای ظاهر می شود. زیر عنوان Move Selected sheets to Book کادری وجود دارد که نام فایل جاری در آن دیده می شود. بر روی مثلث کوچک کنار این کادر کلیک می کنیم. اسامی فایل هایی که هم اکنون باز هستند در این پنجره لیست شده اند.

در این مثال می خواهیم فایل Store1 را به عنوان مقصد انتخاب نموده و شیت "موجودی" را به آن انتقال دهیم، پس این فایل را انتخاب می کنیم. به محض انتخاب این فایل، کلیه شیت های موجود در این فایل در همان پنجره نمایش داده می شوند. چون می خواهیم فایل "موجودی" را به انتهای آخرین شیت فایل Store1 انتقال دهیم، عبارت Move to end را انتخاب کرده و سپس بر روی کلید Ok کلیک می کنیم.

در پایین پنجره Move or Copy … عبارت Create a copy دیده می شود. اگر تیک مربع کنار این عبارت را فعال کنیم، فقط یک کپی از شیتی که می خواهیم انتقال پیدا کند، منتقل می شود و در فایل فعلی هیچ تغییری حاصل نمی شود. اما اگر تیک این مربع را فعال نکنیم، شیت مورد نظر از فایل فعلی حذف شده و به فایل مقصد انتقال می یابد.

نکته: مهم

برای انتقال یا کپی یک شیت از یک فایل به فایل دیگر، تعداد سطر و ستون شیت های مبدا و مقصد باید برابر باشند، در غیر این صورت با خطا مواجه شده و فایل کپی یا منتقل نخواهد شد.

نکته: در هر زمان می توان بیش از یک شیت را انتقال داد. برای انتخاب شیت های مجاور از کلید Shift و برای انتخاب چند شیت غیر مجاور از کلید Ctrl استفاده نمایید.

به شکل های زیر توجه نمایید.