دو تکنیک ساده و جالب در اکسل

در برنامه Word هنگام استفاده از اعداد (یا علائم دیگر) در شروع خط و زدن کلید Enter شماره خط به صورت اتوماتیک اضافه می شود و اگر یکی از این خطوط شماره دار را خذف کنید، شماره بقیه خطوط متناسب با تعداد شماره ها اصلاح می شوند.این اعداد Auto Number هستند.

تکنیک اول:

در اکسل نیز می توان با نوشتن فرمول این گونه اعداد را تولید کرد. مثلاً شاید بخواهید که در یک جدول شماره ردیف اتوماتیک تولید کنید. چنانکه با حذف نمودن یکی از شماره ها، بقیه شماره ها نیز اصلاح شوند.

برای این منظور ابتدا جدول مورد نظر را ایجاد می کنیم. مطابق شکل جدول ما  در محدوده A2 تا D7 تشکیل شده است.

 

برای ایجاد شماره ردیف خودکار از فرمول ("",=IF(B3<>””,MAX($A$1:A2)+1= استفاده می کنیم. قسمت MAX($A$1:A2)+1 برای تولید اعداد اتوماتیک استفاده میشود. در اینجا ما قصد داریم چنانچه در ستون شرح یعنی سلول B3 مقداری را وارد کردیم آنگاه شماره ردیف ایجاد گردد و اگر ستون شرح خالی بماند شماره ردیف نیز خالی باشد. پس ما در اینجا فقط شرح اقلام را نوشته و مشاهده میگردد که به محض وارد کردن شرح، شماره ردیف نیز ایجاد میگردد.

توجه داشته باشید در فرمول ذکر شده سلول A1 به صورت مطلق اما سلول A2 به صورت نسبی تعریف شده است.

و اما تکنیک دوم آن است که خطوط جدول (Border) نیز به صورت خودکار ایجاد شوند. یعنی اگر شماره ردیف خالی نباشد آنگاه خطوط جدول نیز ایجاد شوند تا ضمن داشتن جدولی حرفه ای، از کارهای تکراری نیز جلوگیری کنیم.

برای این منظور از سربرگ Conditional Formatting استفاده می کنیم. ابتدا تب Conditional Formatting را باز کرده و بر روی New Rule…  کلیک می کنیم. پنجره New Formatting Rule ظاهر میشود.

از قسمت  Select a rule type

عبارت

 Use a formula to determine which cells to format

را انتخاب کرده و در کادر پایین Format values where this formula is true شرط مورد نظر را به این صورت تایپ کرده""<>$A3=  (یعنی اگر سلول A3 خالی نباشد) و بر روی دکمه Format کلیک می کنیم. پنجره format cell باز می شود. از تب Border دکمه Outline را انتخاب کرده و بر روی Ok کلیک می کنیم.

مشاهده میشود که خط کشی اطراف ردیف اول ایجاد میگردد. حال ردیف اول از سلول A3 تا D3 را تا هر ردیفی که خواسته باشیم کپی می کنیم. و به محض ورود اطلاعات در ستون شرح، شماره ردیف و خط کشی محدوده به صورت خودکار تکمیل میگردد.