نیاز به ثبت اصلاحات
اغلب اقلامی که در حسابها ثبت می شوند ، به آسانی و آشکارا مورد توجه حسابداران قرار می گیرد . مثلآ هنگامی که یک چک ، عهده یکی از حسابهای بانکی شخصیت حسابداری نوشته می شود ، آشکار است که حساب بانک ، بستانکار و یکی از حسابهای دیگر بدهکار خواهد شد . یا هنگامی که صورت حساب برای مشتریان ارسال می گردد ، در آمد فروش ، بستانکار و حسابهای در یافتنی تجاری ، بدهکار خواهد شد . ثبت هایی از این قبیل ، ثبت های اصلی یا فوری نامیده می شود.
اما برخی از رویدادهای مؤثر بر حسابها ، مبتنی بر چنین شواهد مستند نمی باشد و آثار آن ، در پایان دوره مالی ، به وسیله ثبت های اصلاحی ، در حسابها منعکس می گردد . منظور از ثبت های اصلاحی ، تجدید نظر کردن در مانده حساب ها به نحوی است که وضعیت پایان دوره را به نحو مطلوب منعکس کند.
رویدادهای مالی پیوسته – اغلب ثبت های اصلاحی ، در ارتباط با رویدادهای مالی پیوسته انجام می شود .مثلأ خرید ۱۰۰۰۰۰ ریال مواد سوختی را مورد توجه قرار دهید . در هنگام خرید و تحویل ، مواد مزبور ، یک دارائی محسوب می شود . اما ، هر روزی که از این مواد در مشعل استفاده گردد ، قسمتی از این دارائی به هزینه تبدیل می شود . به عوض ثبت روزانه مصرف سوخت ، یک ثبت اصلاحی در پایان دوره مالی به عمل می آید تا میزان هزینه سوخت و مواد باقیمانده در پایان دوره مالی را نشان دهد ، مثلأ ف اگر معادل ۶۰۰۰۰ ریال مواد سوختی طی دوره مالی مصرف شود ، معادل ۴۰۰۰۰ ریال به عنوان دارائی در پایان دوره مالی باقی می ماند.
برای ثبت این رویداد مالی ، دو روش وجود دارد که هر دو به نتیجه یکسان می رسد . در روش اول ، مخارج ۱۰۰۰۰۰ ریال ، بدوا به عنوان دارائی ( موجودی مواد سوختی ) به شرح زیر ثبت می گردد:
موجودی مواد سوختی (بد) مبلغ : ۱۰۰۰۰۰
حسابهای پرداختنی یا موجودی نقد(بس) مبلغ: ۱۰۰۰۰۰
در پایان دوره مالی ، حساب دارائی ، با کم کردن هزینه سوخت مصرف شده اصلاح می گردد. بنابراین :
هزینه سوخت (بد) مبلغ: ۶۰۰۰۰
موجودی مواد سیوختی (بس) مبلغ : ۶۰۰۰۰
در روش دوم ، مخارج ۱۰۰۰۰۰ ریال ، بدوا به عنوان هزینه ثبت می گردد ، سپس ، سوخت باقیمانده در پایان دوره ، از هزینه کسر و به عنوان دارائی نشان داده می شود. بنابراین:
موجودی مواد سوختی (بد) مبلغ: ۴۰۰۰۰
هزینه سوخت (بس) مبلغ: ۴۰۰۰۰
اگر چه هیچ یک از روش های بالا ، واقعیت های طی دوره را نشان نمی دهد ( به جز روز تحویل سوخت در روش اول )، اما در پایان دوره مالی ، واقعیت را منعکس می کند . نظر به این که توجه اصلی حسابداری نیز به واقعیت های پایان دوره که در صورت های مالی منعکس می شود معطوف است و هر دو روش بالا نیز نتیجه صحیح به دست می دهد ، لذا انتخاب هر یک از روش ها در اختیار حسابداران است
انواع ثبت های اصلاحی
رویدادهائی که نیازمند ثبت های اصلاحی است ، اصولأ به اختلاف بین هزینه ها و مخارج از یک طرف و بین در آمد فروش و دریافتهای نقدی از طرف دیگر مربوط می شود.
چهار نوع از این رویدادها همراه با مثال های مربوط ذیلأ ارائه می گردد:
۱ – اقلام مخارجی که به دو دوره مالی یا بیشتر تخصیص می یابد – رویداد مالی خرید سوخت مشروح بالا ، یک مثال از این مورد است . مثال دیگر به شرح زیر می باشد:
ازبیمه نامه ای که بدوا به عنوان دارائی (پیش پرداخت بیمه) ثبت شده ، مبلغ ۸۰۰۰۰ ریال در دوره مالی جاری به هزینه تبدیل گردیده است.
هزینه بیمه(بد) مبلغ: ۸۰۰۰۰
پیش پرداخت بیمه(بس) مبلغ: ۸۰۰۰۰
۲ – هزینه های ثبت نشده – این هزینه ها طی دوره مالی به وقوع پیوسته ، اما در حسابها منعکس نشده است . مثال : مبلغ ۵۰۰۰ ریال دستمزد استحقاقی یک کارگر که تا کنون پرداخت نشده است :
هزینه دستمزد(بد) مبلغ: ۵۰۰۰
دستمزد پرداختنی (بس) مبلغ:۵۰۰۰
۳ – وجوه دریافتی از فعالیت های انتفاعی که به دو دوره مالی یا بیشتر تخصیص می یابد – مشابه مورد اول (مخارج ثبت شده) ، این مبالغ بدوا در یک حساب ثبت شده است و در پایان دوره مالی باید بین حسابهای درآمد فروش و بدهی تقسیم گردد. مثال:
اجاره بهای دریافتی طی دوره مالی که در حساب در آمد اجاره ثبت شده ، اما ۶۰۰۰۰ ریال آن مربوط به دوره مالی آینده است . بنابراین ، در پایان دوره مالی نوعی بدهی محسوب می گردد:
در آمد اجاره(بد) مبلغ:۶۰۰۰۰
در آمد اجاره انتقالی به دوره مالی آینده(بس) مبلغ: ۶۰۰۰۰
۴ – درآمد های فروش ثبت نشده – این درآمد ، طی دوره مالی تحصیل شده اما تاکنون در حسابها منعکس نگردیده است . مثال:
مبلغ ۲۰۰۰ ریال در آمد سپرده سرمایه گذاری در بانک متعلغ به واحد تجاری که تا کنون دریافت نشده است :
حسابهای در یافتنی (بد) مبلغ: ۲۰۰۰
درآمد حاصل از سپرده سرمایه گذاری در بانک (بس) مبلغ:۲۰۰۰
استهلاک
اغلب دارائی های بلند مدت ، به طور پیوسته و مستمر ، در حال تبدیل شدن به هزینه می باشد . این مورد ، شبیه دارائی های جاری از قبیل سوخت و پیش پرداخت بیمه تشریح شده در بالاست . آن بخش از بهای تمام شده دارائی های بلند مدت که بر اثر استفاده ، بهره برداری یا مرور زمان در دوره مالی جاری به هزینه تبدیل می گردد ، هزینه استهلاک نامیده می شود . بجای کم کردن مستقیم هزینه استهلاک از بهای تمام شده دارائی های بلند مدت ، حساب جداگانه ای به نام استهلاک انباشته مورد استفاده قرار می گیرد
این حساب نوعی حساب کاهنده محسوب می شود زیرا از حسابی دیگر کسر می گردد. استهلاک انباشته ، مجموع هزینه های استهلاک سنواتی را تا این تاریخ نشان می دهد و در تراز نامه از بهای تمام شده دارائی های مربوط کم می شود . بنابراین:
تجهیزات ( بهای تمام شده ) مبلغ:۱۰۰۰۰۰۰
منهای:استهلاک انباشته مبلغ :۴۰۰۰۰۰
ارزش دفتری (خالص) تجهیزات مبلغ:۶۰۰۰۰۰
ثبت اصلاحی برای انعکاس هزینه استهلاک دوره مالی به شرح زیر است:
هزینه استهلاک (بده) مبلغ:۲۰۰۰۰۰
استهلاک انباشته(بس) مبلغ:۲۰۰۰۰۰