حسابجاری بانکی نشان دهنده وجوه نقد متعلق به واحد اقتصادی است که نزد بانک نگهداری می شود. بدلیل عدم همزمانی عملیات مالی شرکت با پردازش اطلاعات مزبور در بانک، معمولاً مانده حساب وجوه نقد طبق دفاتر شزکت با مانده اعلام شده در صورتحساب بانک بندرت مطابقت می کند.
از آنجاییکه عملیات بانکی در دفاتر دارنده حساب عکس وضعیت این حساب در دفاتر بانک می باشد، لذا جهت یافتن دلایل مغایرت بین مانده حساب وجوه نقد در دفاتر شرکت با موجودی نقد طبق صورتحساب بانک لازم است که اقلام مندرج در ستون بدهکار صورتحساب بانک با اقلام مندرج در ستون بستانکار حساب بانک در دفاتر موسسه و همچنین اقلام مندرج در ستون بستانکار صورتحساب بانک با اقلام مندرج در ستون بدهکار بانک در دفاتر موسسه، مطابقت داده شود.
پس از تطبیق و تعیین موارد اختلاف، نتایج حاصله و نحوه عمل در مورد آنها، در یک صورتحساب تحت عنوان ((صورت مغایرت بانکی)) تنظیم می گردد. اختلافات فی مابین را می توان به دو دسته کلی تقسیم نمود :
۱- عملیاتی که در دفاتر واحد تجاری انجام شده ولی هنوز در دفاتر بانک ثبت نشده است. موارد زیر از جمله این عملیات می باشد :
الف) چکهای معوق : به چکهایی اطلاق می شود که دارنده حساب جاری به افراد دیگری برای پرداختهای نقدی مختلف واگذار نموده و در دفاتر خود به بستانکار حساب بانک منظور کرده ولی دارندگان این چکها تا تاریخ ارسال صورتحساب بانک، برای دریافت وجه آن به بانک مراجعه نکرده اند.
ب) چکها و اسناد در جریان وصول : چکها و اسناد دریافتی از بدهکاران (مشتریان) که برای وصول به بانک ارسال می شود، معمولاً به بدهکار حساب بانک در دفاتر دارنده حساب جاری انتقال می یابد ولی بانک تا تاریخ وصول قطعی آنها، از واریز وجه به حساب جاری موسسه خودداری می کند. در شرایط عادی پس از حداقل ۴۸ ساعت وصول اسناد فوق ممکن است به طول بیانجامد. لذا چنانچه در طی این فاصله، صورتحساب بانک با دفاتر دارنده حساب مطابقت داده شود، مبلغ مندرج در ستون بدهکار بانک در دفاتر موسسه از بابت اسناد مزبور هنوز به بستانکار حساب واحد تجاری در دفاتر بانک منظور نگردیده است. اختلاف مذکور پس از وصول وجه اسناد مربوطه خودبخود برطرف می گردد.
ج) وجوه بین راهی : مبالغی که برای واریز به حساب جاری نزد بانک ارسال می شود، در دفاتر دارنده حساب جاری در همان روز به بدهکار حساب بانک منظور می شود ولی ممکن است در دفاتر بانک و صورتحساب ارسالی، در همان روز به ثبت نرسیده باشد. مثلاً وجوهی که در آخرین روز ماه به بانک تحویل داده می شود و یا در آخرین ساعات اداری تحویل بانک شده باشد، در همان روز در دفاتر شرکت ثبت می گردد، در صورتیکه در دفاتر بانک به تاریخ روز بعد ثبت می شود. لذا چنانچه قبل از ثبت مبالغ مذکور در دفاتر بانک، مانده حساب بانک در دفاتر واحد تجاری با صورتحساب بانک مطابقت گردد، اختلافی معادل مبالغ فوق بین صورتحساب بانک و مانده حساب بانک در دفاتر واحد تجاری پیش خواهد آمد. البته این اختلاف خودبخود رفع خواهد شد.
د) چکهای لاوصول : وقتی که چکی جهت وصول به بانک سپرده می شود، معمولاً به بدهکار حساب بانک در دفاتر دارنده حساب جاری منظور می گردد. در صورت لاوصول بودن این نوع چکها، موضوع پس از ۴۸ ساعت توسط بانک به موسسه اطلاع داده می شود و دارنده حساب جاری معادل مبلغ چکهای لاوصول، حساب بانک را در دفاتر خود بستانکار می کند. در صورتی که حساب بانک در دفاتر دارنده حساب به میزان چکهای لاوصول اصلاح نشود، مانده حساب بانک در دفاتر دارنده حساب و صورتحساب ارسالی بانک مساوی نخواهد بود.
ه) اشتباهات : شامل کلیه اشتباهاتی است که در دفاتر موسسه به هنگام ثبت عملیات مربوط به حساب بانک ممکن است اتفاق بیافتد. این اشتباهات می تواند در ثبت بدهکار و بستانکار حساب بانک، اشتباه در جابجایی ارقام و اشتباهات دیگر حسابداری باشد.
۲- عملیاتی که در دفاتر بانک انجام شده و ثبت مربوط نیز صورت گرفته ولی هنوز در دفاتر واحد تجاری انعکاس نیافته است. از جمله این عملیات می توان به موارد زیر اشاره کرد :
الف) اشتباه در برداشت یا ثبت فعالیت مالی: بانک نیز ممکن است مانند شرکت اشتباهاتی مانند اشتباه در ارقام، اشتباه در برداشت از حساب و یا اشتباهات دیگر انجام دهد. عدم کشف اشتباهات فوق تا تاریخ ارسال صورتحساب بانکی موجب ایجاد مغایرت بین مانده بانک و مبلغ صورتحساب ارسالی خواهد گردید.
ب) کارمزد خدمات و هزینه های بانکی : این اقلام شامل انواع هزینه ها و کارمزد های بانکی است که بانک بابت ارائه خدمات مختلف از حساب جاری موسسه برداشت می کند. مانند بهای تمبر و دسته چک، هزینه انجام حواله، هزینه واخواست سفته و مواردی از این قبیل که بانک در زمان انجام این نوع خدمات، هزینه مربوط را به بدهکار حساب جاری موسسه منظور می نماید. درصورتیکه مدارک این برداشتها در تاریخ تهیه صورت مغایرت بانکی به موسسه نرسیده باشد به میزان برداشتهای انجام شده، بین حساب بانک دردفاتر دارنده حساب جاری و صورتحساب ارسالی بانک مغایرت وجود خواهد داشت.
ج) واخواست اسناد تجاری تنزیل شده : درصورتی که اسناد تجاری مانند سفته توسط موسسه نزد بانک تنزیل شده باشد و صادر کننده سفته در تاریخ سررسید از پرداخت آن خودداری کند، بانک مبلغ اسمی سفته، کارمزد دیرکرد و هزینه واخواست سفته را از حسابجاری موسسه برداشت می کند. در این گونه موارد اگر اعلامیه بانکی مربوط تا زمان ارسال صورتحساب بانکی به موسسه دارنده حساب جاری نرسیده باشد، در نتیجه در دفاتر موسسه ثبتی صورت نگرفته و بین صورتحساب ارسالی بانک و دفاتر دارنده حساب جاری مغایرت وجود خواهد داشت.
د) وجوه دریافتی توسط بانک : شامل وجوهی است که به حساب موسسه دارنده حساب واریز شده ولی اعلامیه بستانکار آن هنوز به موسسه مذکور واصل نشده و در حسابهای آن ثبت نشده است. در این قبیل موارد چون در زمان واریز این نوع وجوه، دارنده حسابجاری از آن اطلاعی ندارد، در نتیجه در دفاتر وی ثبتی انجام نمی شود که در نهایت باعث ایجاد مغایرت می شود.
تهیه صورت مغایرت بانکی
صورت مغایرت بانکی عبارت است از صورتی که موارد اختلاف بین مانده صورتحساب ارسالی بانک و مانده حساب بانک در دفاتر موسسه دارنده حساب جاری را در تاریخ معینی نشان می دهد. صورت مغایرت بانکی معمولاً در پایان ماه تهیه می شود و برای تهیه آن به ترتیب زیر باید عمل نمود :
۱٫ اقلام مندرج در سمت بدهکار حساب بانک در دفتر موسسه با اقلام مندرج در سمت بستانکار صورت حساب بانک و همچنین اقلام مندرج در سمت بستانکار حساب بانک در دفاتر موسسه با اقلام مندرج در سمت بدهکار صورت حساب بانک مطابقت داده می شود.
۲٫ اقلامی که هم در بدهکار حساب بانک و هم در بستانکار صورتحساب بانک وجود دارد و نیز اقلامی که هم در بستانکار حساب بانک موسسه و هم در بدهکار صورتحساب ارسالی بانک قید شده با مداد تیک زده شده و اقلام باز (موارد اختلاف) شناسایی و دور آنها با مداد خط کشیده می شود.
۳٫ جهت روشن شدن ماهیت اقلام باز به مدارک اولیه از جمله ثبتهای دفاتر روزنامه و شرح آنها مراجعه می شود.
۴٫ گزارشی از مغایرات موجود بین صورتحساب بانک و حساب بانک در دفاتر موسسه تحت عنوان ((صورت مغایرت بانکی)) تهیه می شود.
۵٫ انجام ثبتهای اصلاحی که باید در دفاتر موسسه صورت گیرد. البته بعضی از مغایرتها مثل وجوه بین راهی یا چکهای معوق خودبخود در روند عادی فعالیتها اصلاح می شود و لیکن برخی دیگر از مغایرتها مثل هزینه های بانکی لازم است بواسطه انجام ثبت اصلاحی در دفاتر موسسه، گزارش گردد.
برای تهیه صورت مغایرت بانکی می توان از سه روش استفاده نمود :
الف) روش مبنا قراردادن مانده صورتحساب بانک. در این روش با انجام تعدیلاتی سعی می شود از مانده وجه نقد طبق دفاتر شرکت، مانده وجه نقد طبق صورتحساب بانک به دست آید.
ب) روش مبنا قراردادن مانده بانک طبق دفاتر شرکت. در این روش با انجام تعدیلاتی سعی می شود که از مانده بانک طبق صورتحساب بانک، مانده وجه نقد طبق دفاتر شرکت به دست آید.
ج) روش مبنا قراردادن مانده واقعی. در این روش از مانده وجه نقد طبق دفاتر شرکت و طبق صورتحساب بانک، مانده واقعی بدست می آید. این روش از دو روش قبل رایج تر است.