کنترل هزینه و درآمد

کنترل فروش و درآمدها

1. تنها کالاهایی از انبار صادر / خدماتی انجام می شود که قبلاً مجوز صدور، حواله انبار / انجام کار برای آن صادر شده باشد.
2. مدارک مربوط به تحویل کالا یا انجام خدمات به نحو مناسب از مشتریان
3. مدارک مربوط به ارسال و تحویل کالا عیناً جهت ثبت در سوابق انبار مورد استفاده قرار می گیرد.
4. صورتحسابها با شماره ترتیب چاپی و بر اساس مندرجات مدارک مربوط به ارسال کالا / ارائه خدمات تنظیم می شود.
5. قبل از ارائه صورتحسابها به مشتری ، کنترلهای زیر توسط اشخاصی مستقل از تنظیم کنندگان صورتحساب به عمل می آید: کنترل قیمتهای مندرج در صورتحساب با قرارداد منعقده و یا لیست قیمت مصوب – کنترل محاسبات صورتحساب- کنترل سایر شرایط از قبیل تخفیفات و نحوه پرداخت
6. وجوه نقد، چکها و اسناد دریافتنی در هنگام دریافت با مدارک مربوطه مطابقت داده شده و رسید مربوط که دارای شماره ترتیب چاپی باشد به نحو مناسبی صادر می شود.
7. کلیه وجوه چکهای دریافتنی، حداکثر در ابتدای روز بعد به حساب بانکی شرکت واریز شده و یا جهت وصول به بانک واگذار و کلیه اسناد مدت دار به مسئول مربوطه تحویل و رسید دریافت می شود.
8. طی دوره های منظم مثلا ۱۵ روز یکبار صورتحسابهای بانکی مربوطه به کلیه حسابهای بانکی اخذ و توسط اشخاصی مستقل از مسئولین دریافت و پرداخت و همچنین مسئولین ثبت دفتر با اقلام مندرج در دفاتر شرکت مطابقت و ماهیت و دلایل کلیه اقلام مزبور اقلام مغایرت مشخص شده و نتایج حاصله توسط یکی از مقامات مسئول شرکت مورد بررسی و تایید قرار می گیرد.

کنترل خریدها و هزینه ها

1. هیچ خرید یا دریافت خدمتی بدون مجوزهای خرید یا دریافت خدمات انجم نمی شود
2. در هنگام تحویل کالا یا خدمات مدارک کافی و مناسب برای مستند کردن مشخصات ، مقادیر یا کیفیت کالا تهیه می شود.
3. کنترلهای مناسبی وجود دارد که بتوان اطمینان حاصل نمود که کلیه مدارک مد نظر قرار  خواهد گرفت ( استفاده از فرمهای دارای شماهر ترتیب چاپی یا ثبت کالا و یا خدمات دریافتی در دفاتر خاص )
4. کنترلهای مناسبی وجود دارد تا بتوان اطمینان حاصل نمود که در مقابل کلیه مدارک مربوط به کالا یا خدمات دریافتی صورتحساب دریافت می گردد( به عنونا مثال : عطف متقابل صورتحسابها و رسیدهای کالا به یکدیگر )
5. مقادیر، مشخصات و کیفیت کالا / خدمات دریافتی مندرج در صورتحسابها با مدارک مربوط با دریافت کالا مطابقت می گردد.
6. صدور چک تنها در مقابل برگهای دستور پرداخت دارای شماره چاپی که بر مبنای مدارک و مستندات مربوط به معاملات شرکت صادر شده و توسط مقام مسئولی تایید گردیده ، انجام می شود.
7. همزمان با صدور چک مستندات و مدارک پیوست جهت جلوگیریاز استفاده مجدد به نحو مناسبی باطل می شود.
8. صدور چک و حواله های بانکی توسط اشخاصی مستقل از صادر کننده مجوز پرداخت صورت می گیرد.
9. در زمان تحویل چک به ذینفع رسید معتبر دریافت و چکهای تحویل نشده به نحو مناسبی نگهداری می شود .
10. قبل از پرداخت صورت مخارج توسط شخصی مستقل از تهیه کننده از نظر صحت مطالبات و مدارک اسناد ضمیمه کنترل و تصویب و برای جلوگیری از استفاده مجدد به نحو مناسبی باطل می شود.