ممکن است نحوه انتخاب همه را با استفاده از میانبر Ctrl + A بدانید ، اما تعداد کمی می دانند که تنها با یک کلیک روی دکمه گوشه ، همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است ، همه داده ها در ثانیه انتخاب می شوند.
باز کنید
به جای باز کردن پرونده ها به صورت تک به تک هنگامی که
چندین فایل دارید که باید آنها را مدیریت کنید ، راه مفیدی برای بازکردن
همه آنها با یک کلیک وجود دارد. فایلهایی را که می خواهید باز کنید انتخاب
کنید و سپس کلید Enter را در صفحه کلید فشار دهید ، همه فایلها به طور
همزمان باز می شوند.
هنگامی که صفحات گسترده مختلف را باز می کنید ، تغییر بین فایل های مختلف واقعاً آزاردهنده است زیرا گاهی اوقات کار بر روی ورق اشتباه می تواند کل پروژه را خراب کند. با استفاده از Ctrl + Tab می توانید بین فایل های مختلف آزادانه جابجا شوید. این عملکرد برای فایل های دیگر مانند زبانه های مختلف ویندوز در فایرفاکس هنگام باز کردن با ویندوز 7 نیز قابل اجرا است.
به طور کلی سه میانبر در منوی بالا وجود دارد که عبارتند از Save ، Undo Typing و Repeat Typing. با این حال ، اگر می خواهید از میانبرهای بیشتری مانند Copy و Cut استفاده کنید ، می توانید آنها را به صورت زیر تنظیم کنید:
File-> Options-> Quick Access Toolbar ، Cut و Copy را از ستون سمت چپ به راست اضافه کرده ، ذخیره کنید. دو میانبر دیگر اضافه شده در منوی بالا مشاهده خواهید کرد.
اضافه کنید
به عنوان مثال ، هنگام ایجاد یک لیست آدرس همکلاسی ، ممکن
است به یک پیوند مورب در اولین سلول نیاز داشته باشید تا ویژگی های مختلف
سطرها و ستون ها را جدا کنید. چگونه آن را درست کنیم؟ همه می دانند که
Home-> Font-> Borders می تواند حاشیه های مختلف را برای یک سلول
تغییر داده و حتی رنگ های متفاوتی را به آن اضافه کند. با این حال ، اگر
روی More Borders کلیک کنید ، شگفتی های بیشتری مانند خط مورب خواهید داشت.
روی آن کلیک کنید و ذخیره کنید – اکنون می توانید بلافاصله آن را بسازید.
ممکن است راه اضافه کردن یک سطر یا ستون جدید را بدانید ، اما در صورت نیاز به قرار دادن بیش از یکی از این موارد با تکرار چندین بار این عمل X ، زمان زیادی را هدر می دهد. اگر می خواهید ردیف یا ستون X را در بالا یا چپ اضافه کنید ، خطوط یا ستون های X را بکشید و انتخاب کنید (X دو یا بیشتر است). روی سطرها یا ستون های برجسته راست کلیک کرده و از منوی کشویی Insert را انتخاب کنید. سطرهای جدید در بالای سطر یا در سمت چپ ستونی که برای اولین بار انتخاب کرده اید درج می شود.
اگر می خواهید یک ستون داده را در یک صفحه گسترده منتقل کنید ، راه سریع این است که آن را انتخاب کرده و نشانگر را به حاشیه منتقل کنید ، پس از تبدیل شدن به نماد فلش متقاطع ، برای حرکت آزادانه ستون بکشید. اگر بخواهید داده ها را کپی کنید چه؟ قبل از کشیدن برای حرکت می توانید دکمه Ctrl را فشار دهید. ستون جدید تمام داده های انتخاب شده را کپی می کند.
برخی از داده های پیش فرض به دلایل مختلف خالی خواهند بود. اگر برای حفظ دقت نیاز به حذف این موارد دارید ، مخصوصاً هنگام محاسبه مقدار متوسط ، راه سریع این است که تمام سلول های خالی را فیلتر کرده و با یک کلیک حذف کنید. ستونی را که می خواهید فیلتر کنید انتخاب کنید ، به Data-> Filter بروید ، پس از نمایش دکمه رو به پایین ، انتخاب همه را واگرد کرده و سپس آخرین گزینه ، Blanks را بردارید. همه سلولهای خالی بلافاصله نشان داده می شوند. به خانه بازگردید و مستقیماً روی حذف کلیک کنید ، همه آنها حذف می شوند.
شاید بدانید که چگونه می توانید جستجوی سریع را با استفاده از میانبر Ctrl + F فعال کنید ، اما دو کارت اصلی اصلی – علامت سوال و ستاره – در صفحات گسترده Excel برای فعال کردن یک جستجوی مبهم وجود دارد. این مورد زمانی استفاده می شود که از نتیجه مورد نظر مطمئن نیستید. علامت سوال مخفف یک کاراکتر است و ستاره نشان دهنده یک یا چند کاراکتر است. اگر شما نیاز به جستجوی علامت سوال و ستاره به عنوان نتیجه هدف دارید؟ فراموش نکنید که یک Wave Line در جلو اضافه کنید.
شما از عملکرد کلیدی فیلتر مطلع هستید ، اما تعداد کمی از افراد از فیلتر پیشرفته استفاده می کنند ، که در صورت نیاز به فیلتر کردن یک مقدار منحصر به فرد از داده ها در یک ستون ، بارها اعمال می شود. برای انتخاب ستون کلیک کرده و به Data-> Advanced بروید. یک پنجره بازشو ظاهر می شود. همانطور که در تصویر نشان داده می شود ، روی Copy to a other location کلیک کنید ، که باید با ناحیه مستطیل قرمز دوم مطابقت داشته باشد. سپس با تایپ مقدار یا کلیک بر روی ناحیه-c محل مورد نظر را مشخص کنیدانتخاب دکمه در این مثال ، سن منحصر به فرد را می توان از ستون C ایجاد کرد و در ستون E نشان داد. فقط رکوردهای منحصر به فرد را انتخاب نکنید ، سپس روی OK کلیک کنید. مقدار منحصر به فرد نشان داده شده در ستون E می تواند تضاد داده های اصلی در C باشد ، به همین دلیل توصیه می شود در مکان دیگری کپی کنید.
به منظور حفظ اعتبار داده ها ، گاهی اوقات باید مقدار ورودی را محدود کرده و نکاتی را برای مراحل بعدی ارائه دهید. به عنوان مثال ، سن در این برگه باید اعداد صحیح باشد و همه افراد شرکت کننده در این نظرسنجی باید بین 18 تا 60 سال سن داشته باشند. برای اطمینان از اینکه داده های خارج از این محدوده سنی وارد نشده اند ، به Data-> Data Validation-> Setting بروید ، شرایط را وارد کرده و به Input Message بروید تا اعلان هایی مانند: “لطفا سن خود را با عدد کامل وارد کنید ، که باید محدوده از 18 تا 60. ” در صورت آویزان کردن اشاره گر در این قسمت ، کاربران این پیام را دریافت می کنند و اگر اطلاعات وارد شده فاقد صلاحیت باشند ، پیام هشدار دریافت می کنند.
وقتی روی کلید Ctrl + هر پیکان روی صفحه کلید کلیک می کنید ، می توانید به جهات مختلف به لبه برگه بروید. اگر می خواهید به خط پایین داده ها بروید ، فقط سعی کنید دکمه Ctrl + رو به پایین را کلیک کنید.
اگر می خواهید داده ها را برای به دست آوردن نمایش بهتر انتقال دهید ، از این ویژگی استفاده می کنید. با این حال ، اگر می دانید چگونه از تابع Transpose در Paste استفاده کنید ، دوباره تایپ کردن همه داده ها آخرین کاری است که باید انجام دهید. در اینجا نحوه: منطقه ای را که می خواهید جابجا کنید کپی کنید ، نشانگر را به مکان خالی دیگری منتقل کنید. به صفحه اصلی-> چسباندن-> جابجایی بروید ، لطفاً توجه داشته باشید که تا زمانی که ابتدا داده ها را کپی نکنید ، این عملکرد فعال نمی شود.
تقریباً همه کاربران می دانند چگونه داده ها را با کلیک راست برای انتخاب عملکرد مخفی کردن مخفی کنند ، اما اگر مقدار کمی داده وجود داشته باشد ، می توان به راحتی متوجه آن شد. بهترین و ساده ترین راه برای پنهان کردن کامل داده ها استفاده از تابع Format Cells است. ناحیه را انتخاب کرده و به صفحه اصلی-> قلم-> سلول های قالب باز-> برگه شماره-> سفارشی-> نوع بروید ؛؛؛ -> OK را کلیک کنید ، سپس همه مقادیر در منطقه نامرئی خواهند بود و فقط در قسمت پیش نمایش در کنار دکمه Function یافت می شوند.
فرمولاسیون پیچیده غیر ضروری است ، به شرطی که نحوه استفاده از & را بدانید. شما می توانید هر متنی را آزادانه با این نماد بسازید. در زیر من چهار ستون با متون مختلف دارم ، اما اگر بخواهم آنها را در یک سلول در یک مقدار ترکیب کنم ، چطور؟ ابتدا ، سلولی را که باید نتیجه ترکیب شده را نشان دهد ، پیدا کنید ، از فرمول با & مطابق تصویر زیر استفاده کنید. روی Enter کلیک کنید: همه متون A2 ، B2 ، C2 و D2 با هم ترکیب می شوند تا در F2 به LizaUSA25@ تبدیل شوند.
با تمام ترفندهای به اشتراک گذاشته شده در اینجا ، من تمام تلاش خود را کرده ام تا از فرمول بندی پیچیده جلوگیری کنم. اما هنوز چند فرمول ساده و آسان برای نشان دادن وجود دارد ، مانند UPPER ، LOWER و PROPER ، که می تواند متون را برای اهداف مختلف تغییر دهد. UPPER تمام نویسه ها را با حروف بزرگ ، LOWER می تواند متن را به همه حروف کوچک تغییر دهد و PROPER فقط اولین حرف یک کلمه را با حروف بزرگ نشان می دهد.
وقتی مقدار ورودی با صفر شروع می شود ، اکسل به طور پیش فرض صفر را حذف می کند. به جای تنظیم مجدد سلول های فرمت ، این مشکل را می توان به راحتی با افزودن یک علامت نقل قول جلوتر از صفر اول ، همانطور که نشان داده شده است ، حل کرد.
اگر نیاز به تکرار همان مقدار دارید و ورودی آن پیچیده است ، بهترین راه استفاده از تابع AutoCorrect است که متن صحیح را جایگزین متن شما می کند. برای مثال نام من ، لیزا براون را در نظر بگیرید ، که می تواند با LZ جایگزین شود. بنابراین ، هر بار که LZ را وارد می کنم ، می تواند به صورت خودکار در لیزا براون تصحیح شود. به مسیر File-> Options-> Proofing-> AutoCorrect Options و input بروید و متن زیر را با متن صحیح در ناحیه مستطیل شکل قرمز جایگزین کنید.
اکثر کاربران می دانند چگونه وضعیت داده ها را در پایین یک برگه اکسل ، مانند میانگین و مجموع ارزش بررسی کنند. با این حال ، آیا می دانید که می توانید اشاره گر را به زبانه پایین منتقل کرده و برای دریافت وضعیت بیشتر ، مطابق شکل زیر راست کلیک کنید؟
روشهای متعددی برای تغییر نام برگه ها وجود دارد و اکثر کاربران برای انتخاب نام تغییر نام راست کلیک می کنند که در واقع زمان زیادی را هدر می دهد. بهترین راه این است که فقط دوبار کلیک کنید ، سپس می توانید مستقیماً نام آن را تغییر دهید.
همانطور که مستحضر هستید حسابداران جزو افرادی هستند که با اعداد و ارقام بسیار بزرگ سروکار دارند از این رو استفاده از تعداد صفرهای اتوماتیک میتواند دقت این عزیزان را در امورات بالا برده و درصد خطا را به هنگام وارد کردن تعداد صفر ارقام به شدت کاهش دهد.
برای ایجاد تعداد صفر اتوماتیک تنها کافی است طبق دستورالعمل زیر عمل کنید :
اگر بصورت عادی بخواهیم یک محدوده را بدون تابع / فرمول تبدیل کنیم ، می بایست ابتدا محدوده را انتخاب و سپس با زدن کلیدمیانبر Ctrl+C آن را کپی و در پایان با زدن کلید ترکیبی Ctrl + Alt + V آن را در مقصد Paste از نوع Values کنیم.
دستورالعمل فوق طی چندین مرحله صورت میگیرد درحالی که روش ساده تری نیز وجود دارد ، تنها کافی است محدوده را انتخاب و سپس توسط راست کلیک موس آن را از ناحیه حاشیه انتخاب و سپس مجدد در محل خود قرار دهیم .
اگر قصد داشته باشید سطر و یا ستونی را در اکسل جابجا کنید ، تنها کافی است سطر و ستون خود را ابتدا انتخاب و سپس با فشار دادن کلید Shift کیبورد آن را به محل جدید منتقل کنید .
در این روش می بایست برروی یک Sheet راست کلیک و سپس گزینه Select All Sheets را انتخاب کنید ، در این روش تمامی صفحات موجود در Workbook فعال انتخاب خواهند شد .
در این روش ابتدا می بایست به یکی از طرق فوق که به آن اشاره شد ، صفحات مدنظر خود را ابتدا انتخاب و سپس تغییرات مدنظر خود را اعمال نمایید . به عنوان مثال به منظور درج یک فرمول در چندین شیت می بایست طبق دستور العمل زیر عمل نمود :
به منظور حذف چندین صفحه(Sheet) بصورت همزمان می بایست به یکی از طرق انتخاب ، ابتدا صفحات مدنظر خود را انتخاب و سپس با راست کلیک کردن و انتخاب گزینه Delete صفحات انتخاب شده را حذف نمایید .
به منظور جابجایی چندین صفحه (Sheet) می بایست صفحات مدنظر خود را به یکی از روش های فوق انتخاب و سپس با نگاه داشتن کلید چپ ماوس اقدام به جابجایی صفحات کنید .
کافی است که در انتهای یک سطر یا ستونی سلولی را انتخاب کنید و این کلید = + ALT را بزنید تا تابع SUM برای شما نوشته شود.
جالب است بدانید که کلیدهای CTRL + SHIFT و اعداد 1 تا 5 برای فرمت سل اعداد بکار می‌روند. بیشترین استفاده از کلید CTRL+SHIFT+1 می‌شود که این کلید باعث نمایش یک عدد در حالت Number می‌شود.
با زدن کلید ` + CTRL حالت شیت اکسل عوض می‌شود و تمامی فرمول ها را به شما نماش می‌دهد. فراموش نکنید که با دوباره زدن همین کلید مجدد به حالت عادی شیت بر خواهید گشت.
نکته: علامت ` را در سمت چپ عدد 1 کیبورد کامیپوتر باید پیدا کنید. روی این کلید علامت ~ هم می بینید.)
اگر فایل شما پر از اطلاعات باشد و مرتبا بخواهید به انتهای یا ابتدای لیست خود بروید شک نکنید که باید از کلیدهای ↓ + CTRL برای رفتن به انتهای ستون (سطر) و کلید ↑ + CTRL برای رفتن به ابتدای لیست هایتان استفاده کنید.
کپی کردن و یا درگ کردن زیادی کاری سخت حساب می‌شود. اگر یک لیست دارید و یک فرمول هم در آن لیست استفاده شده است که باید در سایر سطرها کپی شود، خوب کافیست که Double-Click کنید روی اون نقطه کوچیک!! (به نقطه مربع شکل کوچکی که هنگام انتخاب یک سلول می بینید اصطلاحا Fill Handle می گویند)
توجه: حتما باید برای اینکار یک ستون در کنار فرمول شما از قبل از داده ها پر شده باشد و اگر ستونهای کناری خالی باشند این کار انجام نمی شود زیرا اکسل نمی تواند حدس بزند که شما می خواهید تا کجا کپی کنید.
فکر کنم که تقریبا همه شما این تکنیک را بلد هستید، اما بگذارید که برای آنهایی که آشنا نیستم بگویم که اگر بخواهید اندازه عرض ستونهای یک لیست اکسل طوری تنظیم شود که متناسب با نوشته های آن ستون باشد (یعنی عرض ستون برابر شود با عرض بزرگترین نوشته) آنوقت کافیست که بر روی مرز بین دو ستون Double-click کنید.
وقتی که شیت های شما زیاد است و می خواهید یک شیت خاص را از روی ظاهرش (نه اسم آن) پیدا کنید باید تک تک شیت ها را ببیند. خوب یک کلید عالی برای جابجا شدن بین شیت های اکسل داریم Ctrl + PageUP و Ctrl + pageDown .
تقریبا همه کاربران اکسل، آتلوک و ورد با ابزار Format Painter آشنا هستند و می دانند که این ابزار برای copy-paste کردن فرمت (تنظیمات ظاهر) استفاده می شود و جالب است که اکثر آنها نمی دانند که اگر روی این ابزار Double-Click کنند ، می توانند چندی بار از آن در جاهای مختلف استفاده نمایند.
گاهی پیش می آید نیاز به این دارید در اکسل تعداد زیادی شیت ایجاد کنید و آنها را با اسامی مورد نظر تغییر نام دهید. این کار را می توان با چند خط ماکرو در محیط اکسل انجام داد. فرض کنید تصمیم دارید تعداد 20 شیت جدید در محیط اکسل ایجاد کنید بگونه ای که اسامی آنها به اسامی که در داخل شیت اول Sheet1 نوشته اید تغییر نام داده شوند. فرض کنید اسامی مورد نظر شیتها در شیت اول و در سلولهای A1 الی A20 نوشته شده اند. با اجرای ماکرو زیر در اکسل این کار براحتی انجام خواهد شد
اگر تعداد بیشتر یا کمتر شیت جدید خواستید ایجاد کنید میتوانید با تغییر عدد مورد نظر در حلقه این کار را انجام دهید.
Sub addsheet()
For i = 2 To 20
Dim newsheet
Set newsheet = Sheets.Add(After:=Sheets(Worksheets.Count), Count:=1, Type:=xlWorksheet)
Sheets("sheet1").Select
newsheet.Name = Cells(i, 1)
Next i
End Sub
تابع COUNTA اکسل تعداد سلول های محدوده مشخص شده که خالی نباشند رو شمارش میکنه و نتیجه رو برمیگردونه. در صورتی که سلولی فاقد مقدار و خالی باشه شمارش نخواهد شد. در صورتی که بیش از یک محدوده برای این تابع مشخص بشه هر محدوده به صورت جداگانه شمارش و تعداد اونها با هم جمع میشه.
قاعده کلی تابع COUNTA اکسل به صورت زیر هست:
(…,محدوده 3[اختیاری]،محدوده 2[اختیاری]، محدوده1)COUNTA
محدوده میتواند یک محدوده مشخص مثل B1:B10 یا یک سلول مثل B3 یا حتی یک عدد مثل 3 باشه.
نکته: اگر بخوایم فقط سلول های دارای مقادیر عددی شمارش بشن میتونیم از تابع COUNT استفاده کنیم.