ترفند های مهم اکسل

1- یک کلیک برای انتخاب همه

ممکن است نحوه انتخاب همه را با استفاده از میانبر Ctrl + A بدانید ، اما تعداد کمی می دانند که تنها با یک کلیک روی دکمه گوشه ، همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است ، همه داده ها در ثانیه انتخاب می شوند.

2- فایلهای Excel را به صورت عمده

باز کنید
به جای باز کردن پرونده ها به صورت تک به تک هنگامی که چندین فایل دارید که باید آنها را مدیریت کنید ، راه مفیدی برای بازکردن همه آنها با یک کلیک وجود دارد. فایلهایی را که می خواهید باز کنید انتخاب کنید و سپس کلید Enter را در صفحه کلید فشار دهید ، همه فایلها به طور همزمان باز می شوند.

3- تغییر بین فایلهای مختلف Excel

هنگامی که صفحات گسترده مختلف را باز می کنید ، تغییر بین فایل های مختلف واقعاً آزاردهنده است زیرا گاهی اوقات کار بر روی ورق اشتباه می تواند کل پروژه را خراب کند. با استفاده از Ctrl + Tab می توانید بین فایل های مختلف آزادانه جابجا شوید. این عملکرد برای فایل های دیگر مانند زبانه های مختلف ویندوز در فایرفاکس هنگام باز کردن با ویندوز 7 نیز قابل اجرا است.

4- ایجاد یک منوی میانبر جدید

به طور کلی سه میانبر در منوی بالا وجود دارد که عبارتند از Save ، Undo Typing و Repeat Typing. با این حال ، اگر می خواهید از میانبرهای بیشتری مانند Copy و Cut استفاده کنید ، می توانید آنها را به صورت زیر تنظیم کنید:

File-> Options-> Quick Access Toolbar ، Cut و Copy را از ستون سمت چپ به راست اضافه کرده ، ذخیره کنید. دو میانبر دیگر اضافه شده در منوی بالا مشاهده خواهید کرد.

5- خط مورب را به سلول

اضافه کنید
به عنوان مثال ، هنگام ایجاد یک لیست آدرس همکلاسی ، ممکن است به یک پیوند مورب در اولین سلول نیاز داشته باشید تا ویژگی های مختلف سطرها و ستون ها را جدا کنید. چگونه آن را درست کنیم؟ همه می دانند که Home-> Font-> Borders می تواند حاشیه های مختلف را برای یک سلول تغییر داده و حتی رنگ های متفاوتی را به آن اضافه کند. با این حال ، اگر روی More Borders کلیک کنید ، شگفتی های بیشتری مانند خط مورب خواهید داشت. روی آن کلیک کنید و ذخیره کنید – اکنون می توانید بلافاصله آن را بسازید.

6- افزودن بیش از یک سطر یا ستون جدید

ممکن است راه اضافه کردن یک سطر یا ستون جدید را بدانید ، اما در صورت نیاز به قرار دادن بیش از یکی از این موارد با تکرار چندین بار این عمل X ، زمان زیادی را هدر می دهد. اگر می خواهید ردیف یا ستون X را در بالا یا چپ اضافه کنید ، خطوط یا ستون های X را بکشید و انتخاب کنید (X دو یا بیشتر است). روی سطرها یا ستون های برجسته راست کلیک کرده و از منوی کشویی Insert را انتخاب کنید. سطرهای جدید در بالای سطر یا در سمت چپ ستونی که برای اولین بار انتخاب کرده اید درج می شود.

7- انتقال و کپی سریع داده ها در سلول

اگر می خواهید یک ستون داده را در یک صفحه گسترده منتقل کنید ، راه سریع این است که آن را انتخاب کرده و نشانگر را به حاشیه منتقل کنید ، پس از تبدیل شدن به نماد فلش متقاطع ، برای حرکت آزادانه ستون بکشید. اگر بخواهید داده ها را کپی کنید چه؟ قبل از کشیدن برای حرکت می توانید دکمه Ctrl را فشار دهید. ستون جدید تمام داده های انتخاب شده را کپی می کند.

8- حذف سریع سلولهای خالی

برخی از داده های پیش فرض به دلایل مختلف خالی خواهند بود. اگر برای حفظ دقت نیاز به حذف این موارد دارید ، مخصوصاً هنگام محاسبه مقدار متوسط ​​، راه سریع این است که تمام سلول های خالی را فیلتر کرده و با یک کلیک حذف کنید. ستونی را که می خواهید فیلتر کنید انتخاب کنید ، به Data-> Filter بروید ، پس از نمایش دکمه رو به پایین ، انتخاب همه را واگرد کرده و سپس آخرین گزینه ، Blanks را بردارید. همه سلولهای خالی بلافاصله نشان داده می شوند. به خانه بازگردید و مستقیماً روی حذف کلیک کنید ، همه آنها حذف می شوند.

9- جستجوی مبهم با کارت Wild

شاید بدانید که چگونه می توانید جستجوی سریع را با استفاده از میانبر Ctrl + F فعال کنید ، اما دو کارت اصلی اصلی – علامت سوال و ستاره – در صفحات گسترده Excel برای فعال کردن یک جستجوی مبهم وجود دارد. این مورد زمانی استفاده می شود که از نتیجه مورد نظر مطمئن نیستید. علامت سوال مخفف یک کاراکتر است و ستاره نشان دهنده یک یا چند کاراکتر است. اگر شما نیاز به جستجوی علامت سوال و ستاره به عنوان نتیجه هدف دارید؟ فراموش نکنید که یک Wave Line در جلو اضافه کنید.

10- تولید یک ارزش منحصر به فرد در یک ستون

شما از عملکرد کلیدی فیلتر مطلع هستید ، اما تعداد کمی از افراد از فیلتر پیشرفته استفاده می کنند ، که در صورت نیاز به فیلتر کردن یک مقدار منحصر به فرد از داده ها در یک ستون ، بارها اعمال می شود. برای انتخاب ستون کلیک کرده و به Data-> Advanced بروید. یک پنجره بازشو ظاهر می شود. همانطور که در تصویر نشان داده می شود ، روی Copy to a other location کلیک کنید ، که باید با ناحیه مستطیل قرمز دوم مطابقت داشته باشد. سپس با تایپ مقدار یا کلیک بر روی ناحیه-c محل مورد نظر را مشخص کنیدانتخاب دکمه در این مثال ، سن منحصر به فرد را می توان از ستون C ایجاد کرد و در ستون E نشان داد. فقط رکوردهای منحصر به فرد را انتخاب نکنید ، سپس روی OK کلیک کنید. مقدار منحصر به فرد نشان داده شده در ستون E می تواند تضاد داده های اصلی در C باشد ، به همین دلیل توصیه می شود در مکان دیگری کپی کنید.

11- محدودیت ورودی با تابع اعتبارسنجی داده

به منظور حفظ اعتبار داده ها ، گاهی اوقات باید مقدار ورودی را محدود کرده و نکاتی را برای مراحل بعدی ارائه دهید. به عنوان مثال ، سن در این برگه باید اعداد صحیح باشد و همه افراد شرکت کننده در این نظرسنجی باید بین 18 تا 60 سال سن داشته باشند. برای اطمینان از اینکه داده های خارج از این محدوده سنی وارد نشده اند ، به Data-> Data Validation-> Setting بروید ، شرایط را وارد کرده و به Input Message بروید تا اعلان هایی مانند: “لطفا سن خود را با عدد کامل وارد کنید ، که باید محدوده از 18 تا 60. ” در صورت آویزان کردن اشاره گر در این قسمت ، کاربران این پیام را دریافت می کنند و اگر اطلاعات وارد شده فاقد صلاحیت باشند ، پیام هشدار دریافت می کنند.

12- ناوبری سریع با Ctrl + دکمه پیکان

وقتی روی کلید Ctrl + هر پیکان روی صفحه کلید کلیک می کنید ، می توانید به جهات مختلف به لبه برگه بروید. اگر می خواهید به خط پایین داده ها بروید ، فقط سعی کنید دکمه Ctrl + رو به پایین را کلیک کنید.

13- انتقال داده ها از سطر به ستون

اگر می خواهید داده ها را برای به دست آوردن نمایش بهتر انتقال دهید ، از این ویژگی استفاده می کنید. با این حال ، اگر می دانید چگونه از تابع Transpose در Paste استفاده کنید ، دوباره تایپ کردن همه داده ها آخرین کاری است که باید انجام دهید. در اینجا نحوه: منطقه ای را که می خواهید جابجا کنید کپی کنید ، نشانگر را به مکان خالی دیگری منتقل کنید. به صفحه اصلی-> چسباندن-> جابجایی بروید ، لطفاً توجه داشته باشید که تا زمانی که ابتدا داده ها را کپی نکنید ، این عملکرد فعال نمی شود.

14- مخفی کردن کامل داده ها

تقریباً همه کاربران می دانند چگونه داده ها را با کلیک راست برای انتخاب عملکرد مخفی کردن مخفی کنند ، اما اگر مقدار کمی داده وجود داشته باشد ، می توان به راحتی متوجه آن شد. بهترین و ساده ترین راه برای پنهان کردن کامل داده ها استفاده از تابع Format Cells است. ناحیه را انتخاب کرده و به صفحه اصلی-> قلم-> سلول های قالب باز-> برگه شماره-> سفارشی-> نوع بروید ؛؛؛ -> OK را کلیک کنید ، سپس همه مقادیر در منطقه نامرئی خواهند بود و فقط در قسمت پیش نمایش در کنار دکمه Function یافت می شوند.

15- نوشتن متن با &

فرمولاسیون پیچیده غیر ضروری است ، به شرطی که نحوه استفاده از & را بدانید. شما می توانید هر متنی را آزادانه با این نماد بسازید. در زیر من چهار ستون با متون مختلف دارم ، اما اگر بخواهم آنها را در یک سلول در یک مقدار ترکیب کنم ، چطور؟ ابتدا ، سلولی را که باید نتیجه ترکیب شده را نشان دهد ، پیدا کنید ، از فرمول با & مطابق تصویر زیر استفاده کنید. روی Enter کلیک کنید: همه متون A2 ، B2 ، C2 و D2 با هم ترکیب می شوند تا در F2 به LizaUSA25@ تبدیل شوند.

16- تغییر حالت متن

با تمام ترفندهای به اشتراک گذاشته شده در اینجا ، من تمام تلاش خود را کرده ام تا از فرمول بندی پیچیده جلوگیری کنم. اما هنوز چند فرمول ساده و آسان برای نشان دادن وجود دارد ، مانند UPPER ، LOWER و PROPER ، که می تواند متون را برای اهداف مختلف تغییر دهد. UPPER تمام نویسه ها را با حروف بزرگ ، LOWER می تواند متن را به همه حروف کوچک تغییر دهد و PROPER فقط اولین حرف یک کلمه را با حروف بزرگ نشان می دهد.

17- مقادیر ورودی شروع با 0

وقتی مقدار ورودی با صفر شروع می شود ، اکسل به طور پیش فرض صفر را حذف می کند. به جای تنظیم مجدد سلول های فرمت ، این مشکل را می توان به راحتی با افزودن یک علامت نقل قول جلوتر از صفر اول ، همانطور که نشان داده شده است ، حل کرد.

18- سرعت وارد کردن شرایط پیچیده با تصحیح خودکار

اگر نیاز به تکرار همان مقدار دارید و ورودی آن پیچیده است ، بهترین راه استفاده از تابع AutoCorrect است که متن صحیح را جایگزین متن شما می کند. برای مثال نام من ، لیزا براون را در نظر بگیرید ، که می تواند با LZ جایگزین شود. بنابراین ، هر بار که LZ را وارد می کنم ، می تواند به صورت خودکار در لیزا براون تصحیح شود. به مسیر File-> Options-> Proofing-> AutoCorrect Options و input بروید و متن زیر را با متن صحیح در ناحیه مستطیل شکل قرمز جایگزین کنید.

19 یک کلیک برای دریافت وضعیت بیشتر

اکثر کاربران می دانند چگونه وضعیت داده ها را در پایین یک برگه اکسل ، مانند میانگین و مجموع ارزش بررسی کنند. با این حال ، آیا می دانید که می توانید اشاره گر را به زبانه پایین منتقل کرده و برای دریافت وضعیت بیشتر ، مطابق شکل زیر راست کلیک کنید؟

20. تغییر نام یک صفحه با استفاده از دوبار کلیک

روشهای متعددی برای تغییر نام برگه ها وجود دارد و اکثر کاربران برای انتخاب نام تغییر نام راست کلیک می کنند که در واقع زمان زیادی را هدر می دهد. بهترین راه این است که فقط دوبار کلیک کنید ، سپس می توانید مستقیماً نام آن را تغییر دهید.