دستورالعمل تنخواه گردان

دستورالعمل مالی استفاده از تنخواه گردان

ماده 1 : کلیات

1ـ1ـ هدف از تهیه و تدوین این دستورالعمل , تسریع در انجام هزینه های جاری و جلوگیری از توقف کارها و ایجاد هماهنگی و کنترل بیشتر درهزینه های جاری شرکت می باشد .

پرداختهای شرکت عمدتا توسط بانک انجام می گیرد لیکن پرداخت هزینه های ضروری و فوری به جهت تسریع در کار برمبنای این دستور العمل و از محل تنخواه گردانهای نقدی که به همین منظور ایجاد می شود انجام خواهد گرفت .

2ـ1ـ تنخواه گردان عبارت است از مبلغ ثابت یا متغیر وجه نقد نزد صندوق , بانک یا موسسات مالی که به تناسب حجم پرداختهای جاری , پس از اخذ تضمین کافی به اشخاص صلاحیتدار شرکت واگذار می گردد . این وجوه معمولا پس از مدت زمان معین یا صرف میزان مشخصی از آن , براساس صورت خلاصه تنظیمی تنخواه گردان تسویه می گردد .

3ـ1ـ مدیرامورمالی مجاز است به منظور تسهیل درامر پرداخت مخارج واحدها , تنخواه گردان انتخاب و به تصویب مدیر عامل برساند همچنین قسمت های مختلف شرکت که احتیاج به وجوه تنخواه گردان نقدی دارند , تقاضای خود را با ذکر مبلغ و همراه با توجیهات و دلائل کافی و همچنین نوع و مشخصات هزینه هائی را که از محل تنخواه گردان پرداخت خواهد شد به امور مالی ارسال خواهند نمود .

4ـ1ـ ایجاد تنخواه گردان نزد هریک از شعب بانکها و موسسات مالی اعم از دفتر مرکزی و کارخانه منوط به پیشنهاد مدیرعامل و تصویب هیات مدیره خواهد بود و برداشت از این حساب با امضای متفق تنخواه گردان و مدیرعامل یا مدیر امورمالی میباشد معمولا در کارخانجات تنخواه مشترک ب امضای مدیرکارخانه و مسول  مالی مستقر در کارخانه  صورت می گیرد .

5ـ1ـ درمورد حساب تنخواه گردان نزد بانکها و موسسات مالی , به هیچ عنوان چکهائی که بنام شرکت ازمحل درآمدها واصل شده است , تحت هیچ عنوان به این حساب منظور نمی گردد , ضمن اینکه تنخواه گردان اجازه استفاده از حساب مذکور در امور شخصی را نخواهد داشت .

6ـ1ـ هرگاه وجوه تنخواه گردان نزد بانکها و موسسات مالی نگهداری شود ، مسئولین تنخواه گردان بایستی تصویر چکهای صادره را به همراه سند مربوطه ضمیمه گزارش تنخواه نمایند , همچنین چک بایستی دروجه ذینفع صادر و حواله کرد آن خط زده شود و صادر کننده , از صدور چک بی محل و چک دروجه حامل جدا خودداری نماید با این حال , تنخواه دار مکلف است درهرماه گردش حساب مذکور را به امورمالی ارائه نماید . ضمن اینکه هرنوع اسناد پرداخت , اعم از چک یا دفترچه های بانکی نیز بایستی پس از انقضای مدت استفاده , ته سوش آنان به امور مالی واگذار گردد .

ماده 2ـ مبلغ تنخواه گردان

1ـ2ـ درابتدای هرسال مبلغ هریک از تنخواه ها با توجه به حجم احتیاجات هرواحد , برای مدت معین و با درنظر گرفتن گزارش عملیات سال قبل و پیش بینی نرخ تورم درسال جاری , تعیین میگردد .

متوسط این مبلغ را درصورت ثابت بودن شرایط از رابطه زیر می توان محاسبه نمود .

مخارج روزانه × ( مدت زمان واریز تنخواه گردان + دوره زمانی تنخواه گردان ) = مبلغ تنخواه گردان

دوره زمانی تنخواه گردان : عبارت است از فاصله بین دو صورت وضعیت تنخواه گردان

زمان واریز تنخواه گردان : عبارت است از مدتی که باز پرداخت مخارج تنخواه به طول می انجامد .

2ـ2ـ تعیین مبلغ تنخواه درمورد اشخاصی که سابقه پرداختهای قبلی را ندارند , برآورد پرداختهای ماهانه سال جاری و با رعایت مفاد این آئین نامه خواهد بود .

3ـ2ـ درشرایط فورس ماژور , بحران های مالی و یا حساس بودن عملیات اجرائی , مبلغ تنخواه گردان مربوطه بنابه پیشنهاد مدیرامور مالی و تصویب مدیرعامل برای مدت زمان مشخص تغییر می یابد .

4ـ2ـ در صورتی که جمع وجوه نزد تنخواه گردان برای انجام امور محوله کافی نباشد , براساس درخواست کتبی فرد و با اتکاء به روش و مستندات کافی و تشخیص مدیرامورمالی نسبت به افزایش مبلغ ( سقف ) تنخواه اقدام خواهد شد.

5ـ2ـ افزایش مبلغ تنخواه درمورد پرداختهایی که جنبه استمرار ندارند تابع مقررات بند 3ـ2 خواهد بود .

6ـ2ـ سقف تنخواه فرعی یک میلیون ریال میباشد که به پیشنهاد مدیرامور مالی و تصویب مدیریت عامل قابل پرداخت میباشد .

ماده 3ـ انواع تنخواه گردان

1ـ3ـ تنخواه گردان از لحاظ شکل به ثابت و متغیر و از لحاظ ماهیت به نقدی و تعهدی و به لحاظ اهمیت به اصلی  و فرعی تقسیم می شود .

1ـ1ـ3ـ تنخواه گردان ثابت آن نوع تنخواه گردانی است که وجه دراختیار وی ثابت و با ارائه هرصورت خلاصه تنظیمی , عینا همان مبلغ درصورت تائید مدیرامورمالی , تامین خواهد شد .

2ـ1ـ3ـ تنخواه گردان متغیر آن نوع تنخواه گردان است که بدون درنظر گرفتن ارائه صورت خلاصه تنظیمی بنابه تقاضای

تنخواه گردان و تشخیص مدیرامور مالی و تصویب مدیرعامل تنخواه وی تامین می گردد .

3ـ1ـ3ـ تنخواه گردان نقدی آن نوع تنخواه گردانی است که برای یک نسخه سند مثبته با هرمبلغ , پرداخت آن کاملاصورت گرفته باشد .

4ـ1ـ3ـ تنخواه گردان تعهدی آن نوع تنخواه گردانی است که برای یک نسخه سند مثبته با هر مبلغ , قسمتی از آن پرداخت و یا هیچ پرداختی انجام نشده باشد .

2ـ3ـ شرکت بمنظور تامین تنخواه هرواحد و پرداخت هزینه های جاری که از محل چکهای صادره شرکت میسر نمی باشد , اقدام به ایجاد تنخواه گردان مشترک (اصلی ) با امضای مشترک مدیرعامل و مدیریت مالی و بمنظور تامین منابع تنخواه های فرعی ایجاد میشود . 

3ـ3ـ چنانچه مسئولین تنخواه گردان دارای تنخواه تعهدی باشند مکلف هستند ماهانه گزارش تعهدات خویش را به مدیر امورمالی گزارش دهند .

4ـ3ـ مسئولین تنخواه گردان حق دریافت استقراض را بنام شرکت نخواهد داشت , مگر با تصویب مدیرعامل که دراین صورت حدود و نحوه تسویه استقراض را  وی تعیین می نماید .

5ـ3ـ چنانچه درصورت خلاصه تنظیمی ماهیت تنخواه , نقدی اعلام شود , اسناد ارسالی حداکثر تا میزان مانده بدهکاری تنخواه گردان نزد حسابهای شرکت قابل رسیدگی می باشد و مازاد برآن مورد تائید نخواهد بود .

6ـ3ـ درصورت انجام خریدهای تعهدی (نسیه ) توسط مامورین تنخواه گردان , لازم است تنخواه اعتباری به شماره سریال مستقل به امور مالی تحویل گردد , که دراین خصوص روش ذیل قابل اعمال خواهد بود .

اگر تنخواه نقدی باشد :       001/ ت / ن (شماره سریال اندیکاتور / تهران / نقدی )

اگر تنخواه تعهدی باشد :     001 / ت / ت  ( شماره سریال اندیکاتور / تهران / تعهدی )  

7ـ3ـ چنانچه نوع تنخواه گردان به شکل ثابت تصویب گردد , و درشرایط فورس ماژور به وجهی بیش از مبلغ تنخواه مصوب نیاز شود , با نظر مدیرامورمالی و تصویب مدیرعامل مبلغ مذکور دروجه تنخواه گردان پرداخت خواهد شد , دراین صورت مسئول تنخواه گردان مکلف است برای وجوه مذکور صورت تنخواه مستقل تهیه و اسناد آن را به امور مالی ارسال و درصورت وجود مازاد وجه , آن را به حساب بانکی شرکت واریز و فی واریزی را بصورت خلاصه تنظیمی الصاق نماید .

8ـ3ـ امورمالی بایستی کنترل نماید اضافه برمبلغ تنخواه گردان وجوه دیگری به متصدیان تنخواه پرداخت نشود .

ماده 4ـ مدت تنخواه گردان

1ـ4ـ مدت تنخواه گردان زمانی است که طول می کشد مسئول تنخواه گردان نسبت به انجام مخارج و جمع آوری اسناد و مدارک و ارسال آن به امورمالی اقدام نماید .

2ـ4ـ مدت زمان مذکور دربند اخیر درشرایط عادی نباید کمتر از 5 روز و بیش از 15 روز بطول بیانجامد .

3ـ4ـ درصورت طولانی تر شدن مدت زمان تنخواه بیش از زمانهای مورد اشاره , اسناد ارسالی به دلیل رعایت نمودن سیستم کنترل داخلی , به هیچ عنوان مورد پذیرش نخواهد بود .

ماده 5 ـ حدود اختیارات و ضوابط هزینه

1ـ5ـ بطور کلی حدود اختیارات تنخواه گردان تابع آئین نامه ها ، دستور العمل ها و بخشنامه هایی است که حسب مورد به تصویب مدیرعامل یا هیات مدیره شرکت رسیده باشد .

2ـ5ـ برای ارسال صورت خلاصه اسناد تنخواه , رعایت اصول کنترلهای داخلی حسابها الزامی بوده که برای این منظور ذکر نکات ذیل ضروری خواهد بود :

ـ کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست با نام شرکت انجام شود .

ـ کلیه اسناد و مدارک پرداخت درصورت نیاز بایستی درفرم درخواست کالا که به تائید مقام های مجاز واحد رسیده باشد انجام پذیرد .

ـ کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست دارای عناوین نام فروشنده , مهر, امضاء , آدرس و تلفن فروشنده باشد .

ـ کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست دارای سریال عطف که حاوی شماره تنخواه و شماره ردیف سند مثبته   می باشد , ممهور شود .

ـ از آنجائیکه برای برخی مخارج عرفا فاکتور صادر نمی شود , تنخواه گردان مکلف است از فرمهای تهیه شده مربوطه استفاده نماید .

ـ درصورتیکه اسناد و مدارک ارسالی تماما پرداخت شده است , روی یکایک آنها مهر پرداخت شد ممهور شود .

ـ روی کلیه اسناد و مدارک ارسالی حسب مورد , مهر  کمترین قیمت خریداری شده است ممهور شود .

ـ هرگاه سازمانهای دولتی برای کنترل فعالیتهای اقتصادی , ابزارهای خاصی را وضع نماید , عینا در عملیات خرید و فروش لازم الاجرا خواهد بود و مسئولین تنخواه گردان ضمانت اجرائی آن را عهده دار می باشند .

ـ مسئولین تنخواه گردان از کل وجوه دراختیار خود حق واگذاری هرگونه وام ، علی الحساب , مساعده , پیش پرداخت و یا وجه امانت , خارج از ضوابط مالی شرکت به افراد و موسسات را نخواهد داشت و صرفا امانت داراین وجوه می باشند . ضمن اینکه هرنوع نقل و انتقال وجه درخصوص موضوع های فوق و سایر موضوعات پیش بینی نشده , کان لم یکن خواهد بود .

ـ بدلیل تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک مثبته , مسئولین تنخواه مکلف هستند در روی هریک از اسناد ارسالی مراکز هزینه و پروژه آن را قید نمایند .

ـ درصورت خرید یا تعمیر دارائی های ثابت یا حقوق مالی , مسئولین تنخواه مکلف هستند حسب مورد محل استفاده یا استقرار ، مشخصات فرد تحویل گیرنده را درفرم تهیه شده , منضم به اسناد پرداخت فوق به امورمالی ارائه نمایند .

ـ درصورت نیاز به تهیه صورتمجلس برای هرنوع عملیات اجرایی اصل صورتجلسه به ضمیمه تنخواه و تصویر آن نزد تنخواه دار باقی خواهد ماند .

ـ درخصوص پرداخت هایی که براساس قرارداد , حقوق دولتی و قانونی در آنها لحاظ گردیده است تنخواه گردان مکلف است با هماهنگی امورمالی نسبت به پرداخت وجه اقدام نماید .

ـ درمواردیکه فروشنده یا سرویس دهنده خدمات بعضا از صدور فاکتور خودداری نماید تا میزان 000 ,100 ریال با گواهی متصدی تنخواه گردان مبنی براینکه کالا و یا سرویس به نازلترین مبلغ ابتیاع شده است با ذکر نام فروشگاه یا سرویس دهنده بلامانع است . در مورد مبلغ بیش از 000 ,100 ریال تائید قبلی و کتبی مسئول تنخواه گردان نیز ضرورت خواهد داشت . هرگاه مبلغ مذکور بیش از 000 ,200 ریال باشد موضوع باید کتبا به معاونت مربوطه اعلام و پس از تائید ایشان درذیل گزارش کتبی نسبت به انجام خرید کالا و یا سرویس اقدام لازم به عمل آید .

4ـ5ـ هر تنخواه گردان تنها مسئولیت یک تنخواه گردان را داشته و واگذاری مسئولیت بیش از یک تنخواه گردان به یک فرد جایز نیست .

5ـ5ـ درصورت دریافت اسناد و مدارک تضمین از اشخاص ثالث یا طرف معامله مراتب می بایست ظرف همان روز به امور مالی گزارش و کلیه اسناد و مدارک مربوطه به صندوق شرکت واگذار گردد .

ماده6 : نحوه بازیافت هزینه ها و اقدامات امورمالی

1ـ6ـ دریافت هزینه های انجام شده ازمحل تنخواه گردان بابت خرید کالا یا هزینه های مجاز درصورتی امکان پذیر است که مخارج انجام شده با رعایت کامل این دستورالعمل و درچارچوب آئینامه معاملات انجام گرفته باشد .

2ـ6ـ متصدی تنخواه گردان فاکتور های هزینه را به ترتیب تاریخ قرارداده و سپس آنها را به ترتیب شماره ازیک شماره گذاری نموده و درصورت خلاصه هزینه های تنخواه گردان به ترتیب شماره فاکتور و تاریخ آنها را ثبت نماید و صورت و ضمائم آن را به تائید برساند .

3ـ6 ـ امورمالی سریعا به اقلام هزینه رسیدگی و ضمن تفکیک عوامل هزینه درخلاصه تنخواه گردان و حصول اطمینان از انجام کامل مقررات شرکت و دستورالعمل تنخواه گردان و همچنین حصول اطمینان از اجرای آئینامه معاملات نسبت به بازپرداخت آن اقدام می نماید .

4ـ6ـ درصورتیکه تعدادی از اسناد هزینه مورد تائید نباشد و یا آنکه هزینه فاقد مدارک مستند باشد معادل مبلغ سند از صورت تنظیمی کسر و نسبت به پرداخت بقیه مبلغ اقدام می نماید  . ضمنا سند مذکور از جمع اسناد جدا و به متصدی تنخواه برگشت داده می شود .

5ـ6ـ درمواردیکه هزینه انجام شده خرید کالا باشد برگ رسید کالا به انبار و برگ سفارش خرید می باید ضمیمه فاکتور مربوطه گردد و چنانچه هزینه مربوطه با خذ سرویس یا خدمات باشد تائید واحد گیرنده سرویس و خدمات در روی فاکتور اصلی هزینه الزامی است .

ماده 7 : تضامین

1ـ7ـ مسئولین تنخواه گردان درقبال وجه دراختیار و در راستای افزایش سیستم کنترلهای داخلی حسابداری مکلف هستند , معادل یک برابر و یا حسب مورد میانگین وجوه دراختیار , تضمین کافی به شرکت واگذار نمایند .

2ـ7ـ اسناد تضمینی دریافت شده از مسئولین تنخواه گردان نزد صندوق شرکت باقی خواهد ماند و با تسویه حساب کامل وجوه دراختیار و انقضای این مسئولیت و همچنین درصورت نداشتن تعهدات به اشخاص ثالث درچارچوب امورمحوله , عینا به آنان مسترد خواهد شد .

ماده 8 : سایر موارد

1ـ8ـ کلیه واحد های سازمان شامل مالی , اداری , بازرگانی , تبلیغات , فنی و غیره فقط میتوانند یک تنخواه گردان داشته باشند و هرگونه حذف و یا تغییر آن منوط به پیشنهاد مدیرامورمالی و تصویب مقام های صلاحیت دار شرکت خواهد بود .

2ـ8ـ چنانچه تنخواه واگذاری به اشخاص , ارزی باشد تمام مفاد این آئین نامه درآن لازم الاجراء خواهد بود .

3ـ8ـ در اوضاع بهینه اقتصادی شرکت به هریک از مسئولین تنخواه گردان درهر ماه , حداکثر معادل یکصد هزار ریال بنا به پیشنهاد مدیرامور مالی و تصویب مدیرعامل به عنوان کسر تنخواه پرداخت می گردد .

4ـ8ـ هرگاه مسئول تنخواه گردان تغییر نماید و یا به مرخصی اعزام گردد

، شخص دیگری از طرف مسئول تنخواه گردان کتبا تعیین و وجوه باقیمانده و اسناد هزینه طی صورتمجلس به متصدی جدید تحویل داده می شود و رونوشتی از آن با ذکر مبلغ باقیمانده تنخواه گردان و جمع صورت مخارج که مجموعا برابر مبلغ تنخواه گردان می باشد , جهت امور مالی ارسال میگردد .

5ـ8ـ امورمالی موظف خواهد بود تنخواه گردانها سازمان را هر6 ماه یکبار مورد بررسی قرار داده و در مورد کیفیت و نوع هزینه های انجام شده ازمحل تنخواه گردان و همچنین نحوه فعالیت و عملکرد آنها گزارشی به معاونت پشتیبانی یا اداری و مالی مذکور بدهد . گزارش مذکور می باید حاوی پیشنهادات لازم درمورد کاهش مبلغ تنخواه گردانهائیکه فعالیتشان قابل توجه نیست باشد .

6ـ8ـ تخطی از این آئین نامه از سوی مسئولین تنخواه گردان طبق مقررات تنبیهات مندرج درآئین نامه اداری استخدامی برخورد خواهد شد .

این آئین نامه در یک فصل و 8 ماده تهیه و تنظیم شده که پس از بازنگری در تاریخ...............به تصویب هیات مدیره سازمان رسید و از تاریخ.........................قابل اجرا می باشد .