در یک سلول فایل اکسل کلیک کنید سپس :+Ctrl+Shift را بزنید.مشاهده می کنید ساعت برای شما نمایش داده می شود.
و دوباره در سلول دیگر کلیک کرده و :+Ctrl را بزنید.مشاهده می کنید که تاریخ برای شما نمایان می شود.
راه دیگر استفاده از تابع ()NOW است.
یکی ازترفند های کاربردی در اکسل تعریف جایگزین ها میباشد. فرض کنید شما در حال آماده کردن فایل اکسلی برای پروژه خود هستید و عنوان پروژه شما چند کلمه ای میباشد. فرض کنید این نام در بسیاری از سلول های اکسل شما درج میشود و هر بار برای درج این نام شما باید آن را یا از سلولی دیگر کپی نمایید و یا مجدداً تایپ کنید. در صورت زیاد بودن تعداد تکرار این نام شاید به این فکر کنیم که آیا راه دیگری برای درج این نام بدون تایپ تمام حروف آن وجود دارد یا خیر؟
برای پاسخ به این سوال، از منوی File در اکسل وارد قسمت Excel Options شوید. در بخش Proofing بر روی دکمه Auto Correct Option کلیک نمایید. در پنجره ی باز شده میتوانیم در کادر Replace عبارت خلاصه ای را که میخواهیم اکسل آن را با عبارت دلخواه درج شده در کادر With جایگزین کند را درج کنیم. از این به بعد در هر جایی از فایل اکسل که عبارت خلاصه نوشته شود، اکسل آن را با عبارت چند کلمه ای جایگزین مینماید.
در صورتیکه در یک کاربرگ (شیت) اکسل مشغول نوشتن هستیم، در آخرین سلول نوشته ها می توانیم راست کلیک نموده و از پنجره ظاهر شده بر روی عبارت Pick from drop-down list یکی از اقلامی را که قبلاً واردنموده ایم انتخاب نماییم.
لیست ها در اکسل کار ورود داده ها را ساده تر کرده و از اشتباهات احتمالی در هنگام ورود اطلاعات جلوگیری می کنند.
در این روش به جای ورود اطلاعات از صفحه کلید، اطلاعات مورد نیاز از یک لیست انتخاب می شود. این لیست باید قبلاً توسط کاربر ایجاد شده باشد. یک روش ایجاد لیست با ذکر یک مثال توضیح داده میشود.
فرض کنید تا اسامی کارکنان را بخواهیم به یک لیست تبدیل کنیم. ابتدا لیست کارکنان را در یک ستون، مثلاً ستون A و بدون فاصله وارد می کنیم. از سربرگ Data گزینه Data validation را انتخاب می کنیم. از پنجره ظاهر شده و از قسمت Allow از کادر پایین افتادنی گزینه List را انتخاب می کنیم. از قسمت پایین همین پنجره و در قسمت Source آدرس محدوده ای را که اسامی در آن قرار گرفته را وارد می کنیم. (به جای آدرس محدوده، اگر این محدوده دارای اسم باشد می توان از اسم به جای آدرس محدوده استفاده نمود).
می توان در قسمت Input Massage پیام دلخواه را تایپ کنیم تا هنگام انتخاب سلول پیام مناسب نمایش داده شود.
در قسمت Error Alert نیز می توان پیامی درج کرد تا در صورت انتخاب نادرست، (مثلاً تایپ نامی که در لیست وجود ندارد) این پیام ظاهر شود
مراحل اجرای کار در تصویرهای زیر توضیح داده شده اند.
تذکر: اطلاعات برای تبدیل به لیست باید در یک محدوده پیوسته (بدون سلول خالی در بین داده ها) وارد شوند.
تذکر: اطلاعاتی که به لیست تبدیل می شوند، می توانند در کاربرگ جاری یا یک کاربرگ دیگر (مثلاً Sheet2، Sheet و … قرار داشته باشند)
تذکر: با قراردادن کرسر موس در یک سلول و انجام عملیات فوق علامت انتخاب لیست در همان سلول ظاهر خواهد شد و با خروج از سلول علامت انتخاب ناپدید می شود.
هنگامی که در اکسل یک فرمول را به سلولهای مجاور کپی می کنید، به طور پیش فرض از آدرس های نسبی استفاده می شود.
اما در بسیاری از موارد لازم است که مرجع سلول تغییر نکند. به عبارت دیگر آدرس سلول به صورت مطلق وارد شود.
برای آنکه در هنگام کپی کردن فرمولها، مرجع
فرمول ثابت بماند بایستی آن را به صورت مطلق تعریف کنیم. برای این کار از
علامت $ قبل از آدرس سلول استفاده می کنیم.
اگر پس از انتخاب آدرس سلول کلید F4 را یک بار فشار دهیم سطر و ستون به
آدرس مطلق تبدیل می شوند. اگر همین کلید را برای بار دوم فشار دهیم فقط
ردیف به حالت مطلق در می آید و اگر برای بار سوم نیز این کلید را فشار
دهیم سطر از حالت مطلق خارج شده و ستون به حالت مطلق در می آید.